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GEFASY® Gesellschaft für Akteneinlagerungssysteme mbH

wir sind als Dienstleister mit Akteneinlagerung seit vielen Jahren Ansprechpartner für Insolvenzverwalter, Anwalts- und Steuerberaterkanzleien sowie Großunternehmen und bieten mit unseren Einlagerungssystemen mit der entsprechenden Verwaltung, von bisher weit über 150.000 Akten, unseren Einlagerern ein kostengünstiges und transparentes Lagern, Auffinden und Übersenden der gesuchten und wieder benötigten Akten.

Outsourcing ist ein moderner Begriff, gelebt bei uns - eine echte WinWin Situation und für alle Einlagerer sofort mess- und sichtbar.

Unsere GEFASY® (www.gefasy.de) Aktenarchivierungssysteme sind echte Innovationen für unsere Nutzer. Von Praktikern und Profis permanent weiter entwickelt für professionelle Umsetzung, von der physischen Einlagerung im InsolvArchiv® (www.insolvarchiv.de) und OrderArchiv® (www.ordnerarchiv.de) bis zum ElektronischenAktenArchiv® (www.e-a-a.de, www.elektronischesaktenarchiv.de).

Kostensenkung ohne Verlust an Leistung-  eine gelebte Überzeugung unseres Unternehmens und eine neue Dimension unserer Dienstleistung.

Unser modernes Einlagerungsmanagement ist ein webbasiertes Akteneinlagerungssystem, vergleichbar einer Leihbücherei.

Für jeden Berechtigten 24 Std., am Tag zugänglich und bei Bedarf ausleihbar.

Alle Akten (bei Ihnen ausgelagert) an einem zentralen Ort (bei uns) eingelagert und archiviert und selbstverständlich haben ausschließlich Mitarbeiter die auf das BDSG verpflichtet sind, Zugänge zu den eingelagerten Akten.

Auslagerung/Aktenvernichtung erfolgt nach Ablauf der vereinbarten Einlagerungsfrist oder nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Kassationsfristen) und wird mindestens 3 Monate vor Vernichtung bekannt gegeben. Die Kosten der Aktenvernichtung gemäß DIN 66399 (Sicherheitsstufe 3 gem. des nachstehenden Hinweises) werden bereits bei der Einlagerung mit berechnet.

    Hinweis: Sicherheitsstufe 3, empfohlen für vertrauliches Schriftgut,  Streifenbreite <= 2,0 mm Fläche <= 594 mm² (Streifenschnitt) oder Partikelbreite <= 4,0 mm Partikellänge <= 80 mm (Cross Cut) oder Partikelfläche <= 320 mm² (Cross Cut)

     

    Das Zeitalter der elektronischen Verwaltungen 

    Die neue E-Bilanz wird nunmehr zum 31.12.2011 kommen. (Nach § 52 Absatz 15a EStG sind Jahresabschlüsse für alle Wirtschaftsjahre elektronisch zu übermitteln, die nach dem 31. Dezember 2010 beginnen. Dieser Anwendungszeitpunkt wurde nach § 51 Absatz 4 Nr. 1c EStG um ein Jahr verschoben. Damit gilt die elektronische Übermittlungsverpflichtung nun für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen.)

    Damit wird aber nicht die Aktenvernichtung einhergehen, sondern es müssen nach wie vor die Belege und Unterlagen, Ordner und Akten gem. den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bereit gehalten werden.

    Hier bieten wir als GEFASY® (www.gefasy.de) Gesellschaft für Akteneinlagerungssysteme die gesamte Bandbreite der Dienstleistungen mit unseren drei Profilen an.

    So haben wir speziell für Insolvenzverwalter das InsolvArchiv® (www.insolvarchiv.de) mit schnellem Zugriff auf Ordner und Akten und dies webbasiert, so dass Ansprüche aus Anfechtungen ohne aufwendige Ordner-/Aktensuche erfolgen kann. Ebenso kann für die Insolvenzverwaltung die  Sozialversicherungsprüfung schnell und unbürokratisch in unseren Räumen erfolgen, die notwendigen Akten sofort bereitgestellt werden und nach der Prüfung wieder eingelagert werden. Dies ohne den Kanzleibetrieb der Insolvenzverwaltung zu stören. Mittlerweile verwalten wir rd. 120.000 reine Insolvenzakten in unserem bewährten InsolvArchiv®.

    Unser OrdnerArchiv® (www.ordnerarchiv.de) ist das Pendant zum InsolvArchiv@ und ist für jedermann buchbar, der seine aufbewahrungspflichtigen Ordner ausgelagert wissen möchte, ohne jedoch den schnellen Zugriff aufzugeben. Hier wird webbasiert mittels Dokumentation des Ordenrückens/ Beschriftung des Ordners als Schlagwortsuche im Internet dieser aufgezeigt und  kann bei Bedarf übersandt/überbracht oder auch selbst abgeholt werden. Die Anforderung erfolgt ebenfalls webbasiert. Hier sind rd. 30.000 Akten im OrdnerArchiv eingelagert.

    Nachdem sich zunehmens die E- Akte durchsetzt, bieten wir jedermann das ElektronischeAktenArchiv® (www.e-a-a.de, www.elektronischesaktenarchiv.de) schlagwortverbrieft an. Hier kann dann die elektronische Akte webbasiert durchgeblättert werden und notwendige Unterlagen vom Arbeitsplatz eingesehen werden. Es wurden bereits über 1.000.000 Scanseiten dokumentiert und im ElektronischenAktenArchiv eingelagert.